Opdracht
Bij het verkrijgen van een opdracht voor domeinregistratie, hosting, maken van een website of een webshop zullen veelvuldige contacten tussen de opdrachtgever en Webtool4all onvermijdelijk zijn. Logisch want regelmatig wordt u om feedback gevraagd of duurt het maken van een website enige tijd.
Mogelijk kunt u ook vragen hebben of issues willen melden.
Communiceren is een van de taken van zowel de opdrachtgever als van de medewerkers van Webtool4all.
We hebben hier diverse kanalen voor beschikbaar gesteld.
- Telefoneren
- SMS
- Ticketsysteem
Klantcontacten
Contactmomenten tussen klant en ons proberen wij professioneel en doelgericht in te richten. Soms is er heel veel klantcontact en gaan teksten, vragen, antwoorden, bijlages over en weer.
Wij hebben de ervaring dat dan snel het overzicht verloren raakt of irritaties gaan ontstaan. Dit wordt veroorzaakt door:
- onvoldoende kennis bij de klant
- onduidelijke formuleringen
- botsingen tussen verwachtingen en realiteit
- klant en medewerkers spreken niet de zelfde ´taal´, wel Nederlands, maar het verschil in vocabulaire kan lastig zijn
- stress, tijdsdruk, persoonlijkheden (zowel bij klant als medewerkers)
- gebruikte teksten/termen in e-mail, sms, whatsapp
- extra opmaak (dikgedrukt, schuin, groot lettertype, uitroeptekens, gedachtestippeltjes, vraagtekens, vloeken)
Afspraken
- E-mail, whatsapp, SMS
Mailen, appen of SMSen zijn methodes die heel effectief kunnen zijn, maar ook enorme irritatie kunnen ontwikkelen waarbij relaties onze zware druk kunnen komen te staan. Vaak volstrekt onnodig.
Velen gebruiken deze communicatiemiddelen niet erg zakelijk. Wij worden vaak geconfronteerd met teksten die vol staan met extra opmaak, zoals uitroeptekens, grote letters, dikgedrukt, etc. daar waar het totaal niet nodig is. Meestal wordt dat gedaan om of iets duidelijk te maken of om frustratie te uiten.
- Zou je even hier willen kijken?
- ZOU JE EVEN HIER WILLEN KIJKEN !!!!!!
Dezelfde tekst, maar de tweede komt geheel anders over en roept een gevoel bij de ontvanger op die terecht zo bedoeld kan zijn, maar ook volkomen onterecht omdat de zender het niet zo bedoelt. Er zijn zelfs mensen die achter elke zin een ! zetten! Puur uit gewoonte! Toch komt het vreemd over bij de ontvangende partij!
Als tweede insteek is het woordje ´hier´ niet erg duidelijk. Dus kunnen we niets anders dan terug vragen wat bedoeld wordt. Wat dan enorm kan helpen is precies te zeggen wat ´hier´ is: ´links bovenaan de homepage´ of nog beter een screenshot of gesneden screenshot (met Lightshot ofzo) met pijltjes. Wij sturen wel eens een videootje waarin we in 2 minuten iets uitleggen.
2. Niet genoeg kennis
Dat is begrijpelijk als u nog nooit iets met een website gedaan hebt of met e-mail of alles wat ermee te maken heeft.
Wij gaan er wel vanuit dat het uw website is of uw webshop. Dan mag verwacht worden dat u het zichzelf zoveel mogelijk eigen maakt. Wij kunnen geen WordPress of Joomla cursus online geven via mail of ticketsysteem. Heeft u herhalende vragen, dan is het niet meer dan logisch dat wij u verzoeken om de antwoorden voor uzelf op te schrijven.
Dat scheelt u en ons veel tijd.
Een cursus kunt u vanzelfsprekend altijd boeken bij ons.
3. Persoonlijkheden
We zijn niet allemaal hetzelfde en op afstand kunnen we niet bij elkaar zien hoe u erbij zit. Vaak is het even wennen en dan gaat het goed. Soms moet men wat meer doen dan alleen wennen. Uitspreken van onduidelijkheden of waarom iets niet loopt zoals het moet geeft in elk geval duidelijkheid.
Wij zijn professionals en proberen u te behandelen zoals het hoort, dat mogen wij dan andersom ook van de klant verwachten.
4. Verwachtingen
Een moeilijk punt. Het is een ware kunst om vooraf te weten te komen wat een klant wilt. die heeft vaak allerlei dingen al uitgedacht, maar het vervolgens overbrengen aan de bouwer is erg lastig.
Dit wekt verwachtingen op die of niet goed duidelijk gemaakt kunnen worden, of onder constante voortschrijdende inzichten lijdt of in het geheel niet haalbaar zijn vanwege:
- onvoldoende kennis
- onvoldoende ingelezen hebben over mogelijkheden
- onvoldoende uitgedacht
- teveel beïnvloedt door derden; een nogal onderschat punt
- geen idee hebben hoeveel tijd iets kost of hoeveel het kost
Voortschrijdend inzicht krijgt iedereen bij het ontwikkelen van een website. Ook wij. Goede ideeën zijn altijd welkom, maar bij grotere websites is voor ons Fase 1 (online-waardig) prioriteit 1.
Het blijkt voor klanten wel eens moeilijk te zijn om te focussen op die Fase 1, waardoor het project onnodig lang duurt,
Meest voorkomende valkuilen (niet-limitatief):
- afbeeldingen blijken voor veel mensen een lastiger punt dan zo lijkt
- bij webshops niet bewust van de impact van bijkomende zaken; voorwaarden betaalmethoden, emailrouting, etc
- Google SEO blabla-onzin
- invloed van derden
- op het pad naar Fase 1 steeds links of rechts af slaan
